Paperless Office - Dokumente verwalten am Mac

[Mettwurstplayer]

Paperless Office​

Dokumente verwalten am Mac​

Paperless

Doxie One​

Durch eine Anregung bei "Mobile Macs" habe ich mich nach Dokumentenscannern umgesehen.

Der Sinn des ganzen ist folgender: Briefe, Bankabrechnungen, Kassenzettel, usw... bekommt man ja ständig. Anstatt diese jetzt einfach in einen Schuhkarton zu werfen, werden sie eingescannt (mit speziellen Scannern (die mitunter gleich doppelseitig scannen können)) und in ein durchsuchbares PDF umgewandelt (dank OCR-Funktionalität). Dann kann man das Original wegwerfen, oder anderweitig abheften.

Dem Preis sind, wie bei so vielen Dingen, keine Grenzen gesetzt. Ich persönlich habe mich für den "Doxie One" entschieden. Er ist recht preisgünstig und besitzt OCR-Funktionalität. Da ich da Gerät gerade erst bekommen habe, suche ich noch nach dem perfekten Workflow für mich.


Der sieht zur Zeit so aus:

• 
  Dokument einscannen

• 
  In ein Programm zur Doku.-verwaltung einsortieren

• 
  Andere Dokumente (PDF, etc...), die ich per eMail berkomme, werden durch den Abbyy Finereader gejagt, damit sie Durchsuchbar werden. Dann in kommen sie in die Doku.-verwaltung

Weiter Scanner:

Scannsnap 1300
Fujitsu ix500 (scannt doppelseitig)

Software:

Papers
Paperless
DEVONthink Personal

Besitzt ihr schon einen dieser Scanner und sortiert fleißig ein? Wie sieht euer Workflow aus? Oder kennt ihr das noch nicht und wollt euch jetzt in die Materie einlesen und diskutieren? Dann ist der Thread das richtige für euch.

 

[Shemsen]

Ich benutze das ganze am PC mit nem Samsung MFP als Quelle und ecoDMS als Software.
Da fällt dank der Verschlagwortung sogar das wegsortieren weg, da man (wenn man möchte) alles in nem Chaosordner halten kann.

 

[spy]

Nicht schlecht, der Doxie ist von dem bisschen was ich weiß sehr nice. Was am Mac total hilfreich ist, ist dass man von jeder Stelle, wo man auch drucken kann, in PDF sichern kann. So verwalte ich meinen Kram noch per Hand in Ordnern. Aber eine Datenmanagementsoftware wäre sicher eine gute Idee.

 

[Mettwurstplayer]

also, ich habe jetzt alles wichtige eingescannt, einsortiert, getaggt. alles ist jetzt in paperless drin.

die software ist soweit ganz gut. leider nur in englisch. die software erkennt auch automatisch die endbeträge und rechnet automatisch alles zusammen. nette spielerei. was man noch erwähnen sollte ist folgendes: paperless ist verschlüsselt, da heißt es legt einen verschlüsselten container auf der festplatte ab, der mit einem kennwort gesichert ist. das muss man dann bei jedem start eingeben.

 

[Karud]

Und was machst du mit dem Papierkram? Entsorgst du den einfach und wie entscheidest du was du nicht doch abheften musst. Von manchen Dingen sollte man halt einfach die Originale aufheben. Sozialversicherungsnachweis, etc... Jedenfalls denke ich mal das Original ist dabei ganz praktisch.

 

[Mettwurstplayer]

ja, so wichtige sachen behalte ich schon. aber den ganzen finanzkram schmeiße ich weg. kassenbelege, steuerjahresdingsis, schreiben von der krankenkasse, kontoauszüge.... . man hat nen guten überblick wegen garantie. wann was gekauft. sicher noch hilfreichmdurch die taggs und die suche, wenns mal mehrere hundert dokumente hat.

 

[Karud]

Wie groß ist eine PDF Seite im Durchschnitt bei dir?

 

[Mettwurstplayer]

kann ich nicht so genau sagen. alles dabei im größenbereich von 20kb bis 1,5mb je nach dem wie ich einscanne. ocr ist immer an. dann kommt es darauf an ob ich farbig einscanne, oder nur s/w. ich bündele auch mal mehrere seiten zu einem dokument. dann ist es natürlich größer. aber die meisten sachen bewegen sich im kb-bereich.